How To Use Microsoft Office Excel 2010

Transcription

1

2 สารบ ญ เร อง หน า 1. ความร เบ องต นเก ยวก บการใช งานโปรแกรม Microsoft Office Excel ม อะไรใหม ใน Microsoft Excel เร มใช งานโปรแกรม Microsoft Excel ส วนประกอบของหน าจอโปรแกรม การเพ มป มท ลบาร ใน Quick Access Toolbar การยกเล กป มท ลบาร ใน Quick Access Toolbar การป อนข อม ล แก ไขข อม ล ลบข อม ล การบ นท กเอกสาร การใช งานแผ นงานและตาราง การทางานก บแผ นงาน (Sheet) การเล อกช วงข อม ล การใช งานตาราง การจ ดร ปแบบข อม ลในแผ นงาน การจ ดร ปแบบตามเง อนไข การจ ดร ปแบบแบบม เง อนไข การเปล ยนเง อนไขหร อร ปแบบท ก าหนด การลบร ปแบบข อม ลท ก าหนดเง อนไข การค นหาเซลล ท ม การจ ดร ปแบบตามเง อนไข การทางานก บกราฟ การสร างกราฟ การเปล ยนชน ดของกราฟ การลบกราฟ การใช งานส ตรและฟ งก ช น... 16

3 5.1 การใส ส ตรค านวณปกต ลาด บความส าค ญของเคร องหมายทางการค านวณ การค านวณหาผลรวม การสร างส ตรด วยฟ งก ช นท ใช งานบ อย การสร างส ตรอย างง ายพร อมค าคงท ข อผ ดพลาดท วไปเม อสร างส ตร การเร ยงล าด บข อม ล ลาด บการจ ดเร ยงเร มต น การเร ยงล าด บข อม ลในช วงหร อตาราง การตรวจสอบความถ กต องของข อม ล การสร างรายการแบบรายการจากช วงของเซลล การป องก น การป อนข อม ลท ไม ถ กต องในแผ นงาน การกรองข อม ล การกรองข อม ลในช วงหร อตาราง การยกเล กข อม ลท ทาการกรอง (Filter) ไว การกรองค าท ไม ช าก นหร อการเอาค าท ซ าก นออก การกรองโดยใช เง อนไขข นส ง การใช งาน Slicer, PivotTable, PivotChart การกรองข อม ลในช วงหร อตาราง การปร บแต งแผนภ ม แบบ Spark lines การปร บแนวโน มของแผนภ ม... 28

4 P a g e 1 1. ความร เบ องต นเก ยวก บการใช งานโปรแกรม Microsoft Office Excel 2010 โปรแกรม MS Excel 2010 เป นโปรแกรมประเภท Spread sheet ท ม ประส ทธ ภาพ ช วยให สามารถสร าง และจ ดร ปแบบกระดาษทาการ หร อตารางค านวณ รวมถ งการว เคราะห และใช ข อม ล ร วมก น ด วยร ปแบบของ User Interface แบบใหม ท เน นผลล พธ ทาให สามารถใช งานโปรแกรมได สะดวก และง ายมากข น ท งย งได ผลล พธ ได ตรงตามต องการมากข นอ กด วย 1.1 ม อะไรใหม ใน Microsoft Excel สร างแผนภ ม ข อม ลไว ในเซลล เด ยว ด วยเส นแบบประกายไฟ ซ งเป นค ณล กษณะใหม ใน Excel 2010 ทาให สามารถสร าง แผนภ ม เล กๆ ไว ในเซลล เพ ยงเซลล เด ยวได เพ อให สามารถค นพบร ปแบบในข อม ลของเราได อย าง รวดเร ว ซ งเป นว ธ ท ง าย และรวดเร วในการเน นแนวโน มข อม ลส าค ญ เช น การเพ มข นหร อลดลง ตามช วงเวลา 2. ม งเข าหาจ ดข อม ลท ถ กต องอย างรวดเร ว ใน Excel 2010 ม การปร บปร งต วกรองแบบใหม ท น าสนใจ ด วยค ณล กษณะต วแบ ง ส วนข อม ลช วยให แสดงข อม ลได หลากหลาย ด วยม มมอง PivotTable และ PivotChart สามารถแบ ง ส วน และกรองข อม ลแบบไดนาม กเพ อแสดงข อม ลได ตรงตามท ต องการ ด วยต วกรองการค นหาใหม น จะใช เวลาน อยลงในการกล นกรองช ดข อม ลขนาดใหญ ในตาราง และในม มมอง PivotChart และ PivotTable และม เวลาเพ มข นสาหร บการว เคราะห ข อม ล

5 P a g e 2 3. เข าถ งกระดาษค านวณของค ณได จากท กท เราสามารถเข าถ ง Workbook หร อกระดาษทาการผ านระบบออนไลน ได โดยสามารถด และแก ไข ได จากท กแห งโดยใช คอมพ วเตอร เคร องใดก ได หร อใช โทรศ พท ท ใช Windows ด วย Excel 2010 โดยจะได ร บประโยชน จากการใช งานกระดาษค านวณท ด ท ส ดระหว างหลากหลาย อ ปกรณ และต างสถานท เช น Microsoft Excel Web App แก ไขสม ดงานในเว บเบราว เซอร ได เม อเราไม อย ท สาน กงาน บ าน หร อโรงเร ยน โดยไม พลาดการทางาน Microsoft Excel Mobile 2010 สามารถดาเน นการได ท นท เม อจ าเป นด วย Excel ร น สาหร บโทรศ พท เคล อนท ซ งทางานผ านสมาร ทโฟนได 4. เช อมต อ แบ งป น และทางานร วมก น การสร างเอกสารร วมก นโดยใช Microsoft Excel Web App ทาให สามารถแก ไขกระดาษทา การหร อตารางค านวณเด ยวก นก บผ อ นไปพร อมๆ ก นได จากคนละต าแหน งท ต ง สามารถเห นได ว า ใครกาล งทางานบน Workbook พร อมก นก บเรา ท งย งมองเห นการเปล ยนแปลงท ผ อ นกระทาได ในท นท และด วยจานวนผ แก ไขในสม ดงานท แสดงอย บนแถบสถานะ ทาให เราทราบว าม ใครอ กบ าง ท กาล งแก ไขสม ดงานพร อมก นก บเรา

6 P a g e 3 5. เพ มความซ บซ อนให ก บงานนาเสนอข อม ล การจ ดร ปแบบตามเง อนไขใน Excel 2010 ให เราสามารถควบค มล กษณะ และไอคอนได มากข น ม แถบข อม ลท ปร บปร งใหม และความสามารถในการเน นรายการท ต องการด วยการคล ก เพ ยงไม ก คร ง สามารถแสดงแถบข อม ลสาหร บค าลบเพ อแสดงภาพข อม ลได อย างถ กต องแม นยา ย งข นด วย 6. ใช ประโยชน จาก PivotChart ท เป นแบบโต ตอบและไดนาม กมากข น

7 P a g e 4 ด วยความสามารถในการแสดงม มมองข อม ลท หลากหลาย ทาให รวบรวมรายละเอ ยดได อย างรวดเร ว โดยตรงใน PivotChart โดยไม ข นก บม มมอง PivotTable เพ อว เคราะห และจ บภาพท โดดเด นท ส ดของต วเลขท ต องการ 7. ทางานต างๆ ได รวดเร ว และง ายข น ใน Excel 2010 ม ม มมอง Microsoft Office Backstage เข ามาแทนท เมน แฟ มแบบเด ม เพ อให สามารถบ นท ก ใช งานร วมก น พ มพ และแบ งป นกระดาษทาการได ด วยการคล กเพ ยงไม ก คร ง และด วย Ribbon ท พ ฒนาข น สามารถเข าถ งคาส งได เร วย งข น โดยการกาหนดแท บเองหร อสร าง แท บของเราเอง เพ อปร บแต งการใช งานให เหมาะก บล กษณะการทางานของแต ละคนได 8. ใช ประโยชน จากความสามารถท ส งข นในการสร างกระดาษค านวณท ม ขนาดใหญ และซ บซ อนมากย งข น

8 P a g e 5 ด วยค ณประโยชน สาหร บผ ใช งานข นส ง และน กว เคราะห ด วย Excel 2010 ร น 64 บ ต จะ สามารถว เคราะห ข อม ลจานวนมหาศาลได ง ายข นอย างไม เคยเป นมาก อน ว เคราะห ช ดข อม ลท ซ บซ อนและม ขนาดใหญ กว าข ดจาก ด 2 ก กะไบต ของ Excel ร นก อนหน า 9. ประกาศและใช งานร วมก นผ าน Excel Services การรวม SharePoint Server 2010 และ Excel Services ทาให ผ ใช ด านธ รก จสามารถใช งานการว เคราะห และผลล พธ ร วมก นท วท งองค กรได โดยการประกาศกระดาษค านวณลงในเว บ สร างแดชบอร ดข าวกรองธ รก จและใช งานข อม ลทางธ รก จท ส าค ญร วมก นก บผ ร วมงาน ล กค า และค ค าทางธ รก จได กว างขวางข นภายใต สภาพแวดล อมท ม การพ ฒนาด านความปลอดภ ย 1.2 เร มใช งานโปรแกรม Microsoft Excel 2010 การเร มใช งานโปรแกรม Microsoft Office Excel 1. คล กป ม Start บนแถบ Task bar 2. เล อก All Programs Microsoft Office 3. เล อก Microsoft Office Excel 2010 จะเป ดให ใช งานได ท นท 1.3 ส วนประกอบของหน าจอโปรแกรม ก อนท จะเร มทางานก บโปรแกรม Microsoft Office Excel จะต องร จ กก บส วนประกอบของ หน าจอโปรแกรมก อน เพ อจะได เข าใจถ งส วนต างๆ ได ง ายข น ด งน Back State Quick Access Title bar แถบ Ribbon Ttoolbar Name box Formula bar Active cell Worksheet Sheet Tab - Files Back State เป นป มคาส งเก ยวก บการทางานของแฟ มงาน เช น New, Open, Save, Save As, Print, Close, ฯลฯ

9 P a g e 6 - Quick Access Toolbar เป นแถบเคร องม อให เร ยกใช งานได อย างรวดเร ว ผ ใช สามารถ เพ มป มคาส งท ใช งานบ อยๆ ไว ในแถบเคร องม อน ได - Title bar แถบแสดงช อโปรแกรมและช อไฟล ป จจ บ นท เป ดใช งานอย - แถบ Ribbon เป นแถบท รวบรวมคาส งต างๆ ของเมน หร อท ลบาร เพ อให ผ ใช เล อกใช งาน ง ายข น - Name box แสดงต าแหน งเซลล ป จจ บ น - Formula bar แถบแสดงส ตรค านวณหร อข อม ลท พ มพ เข าไป - Active cell เซลล ป จจ บ นท กาล งทางานอย - Worksheet พ นท ใช งานของโปรแกรม 1.4 การเพ มป มท ลบาร ใน Quick Access Toolbar ป มท ลบาร ท ต องการใช งานบ อยๆ โดยเราสามารถเพ มเข ามาใน Quick Access Toolbar ได ม ข นตอนด งน 1. คล กป มล กศรลงของ Quick Access Toolbar จะ ปรากฏคาส งให เล อกใช และเล อกท More Commands เล อกคาส งท ต องการใช บ อย เช น New, Open, Print Preview, Quick Print, ฯลฯ 1.5 การยกเล กป มท ลบาร ใน Quick Access Toolbar ป มท ลบาร ท เพ มเข ามาแล วไม ต องการใช งาน ค ณสามารถยกเล กออกได ม ข นตอนด งน

10 P a g e 7 1. คล กขวาในแถบ Quick Access Toolbar จะปรากฏคาส งให เล อกใช 2. หากต องการยกเล กป มท ลบาร ให เล อกคาส ง Remove from Quick Access Toolbar 1.6 การป อนข อม ล แก ไขข อม ล ลบข อม ล การป อนข อม ล ม 3 ว ธ 1. พ มพ ข อม ลท ต องการ เสร จแล วกดป ม Enter 2. พ มพ ข อม ลท ต องการ เสร จแล วกดป ม Arrow key (ล กศรส ท ศ) ท ค ย บอร ด 3. พ มพ ข อม ลท ต องการ เสร จแล วคล กป ม Enter บน Formula bar การยกเล กข อม ลท กาล งพ มพ ม 2 ว ธ ว ธ ท 1 กดป ม Esc ท ค ย บอร ด ว ธ ท 2 คล กป ม Cancel บน Formula bar การแก ไขข อม ล ม 3 ว ธ 1. เล อกต าแหน งเซลล ท ต องการแก ไขข อม ล ว ธ ท 1 กดป ม F2 ท ค ย บอร ด ว ธ ท 2 คล กต าแหน งท จะแก ไขบน Formula bar ว ธ ท 3 ด บเบ ลคล กท ต าแหน งเซลล น น 2. ทาการแก ไขข อม ล เสร จแล วกด Enter การลบข อม ล ม 3 ว ธ เล อกต าแหน งเซลล ท ต องการลบข อม ล ว ธ ท 1 กดป ม Delete ท ค ย บอร ด ว ธ ท 2 คล กขวาเล อกคาส ง Clear Contents ว ธ ท 3 ท แท บ Home คล กล กศรลงของป ม Clear จะปรากฏคาส งให เล อกใช

11 P a g e 8 ลบท งข อม ลและร ปแบบ ลบเฉพาะร ปแบบ เหล อข อม ลเด ม ลบเฉพาะข อม ล เหล อร ปแบบ ลบ Comment 1.7 การบ นท กเอกสาร เม อสร างแฟ มงานเสร จแล ว ต องทาการบ นท กข อม ลลงใน disk ม ข นตอนด งน 1. คล กป ม (Save) บนแถบ Quick Access Toolbar หร อคล ก File เล อกคาส ง Save หร อ Save As ก ได 2. จะปรากฏไดอะล อกบ อกซ ของ Save As ให ก าหนดรายละเอ ยด ท ต องการเก บข อม ล 4. ท ช อง File name พ มพ ช อไฟล คล กป ม Save จะได ไฟล นามสก ล.xlsx 3. ท ช อง Save in เล อก ต าแหน งไดร ฟ และโฟลเดอร

12 P a g e 9 2. การใช งานแผ นงานและตาราง 2.1 การทางานก บแผ นงาน (Sheet) ปกต แฟ มงานของ Excel จะแสดง Worksheet 3 sheet ให ใช งาน ถ าต องการเพ ม sheet, ลบ sheet, copy sheet, ฯลฯ ม ข นตอนด งน - คล กขวาช อ sheet ท ต องการ จะปรากฏคาส งให เล อกใช 2.2 การเล อกช วงข อม ล แทรก/เพ ม sheet ใหม ลบ sheet ท เล อก เปล ยนช อ sheet ย ายหร อค ดลอก sheet แสดง code ท เข ยนในโปรแกรม Visual Basic ป องก นการแก ไขข อม ลใน sheet เปล ยนส ช อ sheet ซ อน/แสดง sheet เล อก sheet ท งหมด ไม ว าจะทาอะไรก ตามก บข อม ลใน Worksheet อย างแรกท ต องทาค อ การเล อกช วงข อม ล ซ งม หลายว ธ ด งน ว ธ การเล อก เล อกข อม ลแบบเป นช วง เล อกข อม ลแบบเป นช วงห างก น ส ญล กษณ ของเมาส วางเมาส เป นร ป drag คล มข อม ลท ต องการ Drag คล มข อม ลช วงแรก กดป ม Ctrl+drag คล มช วง อ นๆ เล อกข อม ลท งคอล มน ท งแถว คล กส วนห วคอล มน หร อห วแถวท ต องการ เล อกข อม ลหมดท ง sheet คล กจ ดต ดระหว างห วคอล มน ก บห วแถว

13 P a g e การใช งานตาราง ในกรณ ท ค ณทางานก บตาราง แล วต องการแทรกข อม ล หร อลบตาราง ม ข นตอนด งน 1. เล อกช วงข อม ลท ต องการ เช น คอล มน C ถ ง E 2. คล กขวาห วคอล มน / แถว จะปรากฏคาส งให เล อก Insert แทรกคอล มน / แถว Delete ลบคอล มน / แถว Column Width ปร บความกว างของคอล มน Hide ซ อนคอล มน / แถว Unhide ยกเล กการซ อนคอล มน / แถว หร อ ใช ป มเคร องม อในการทางานก ได ท แท บ Home เล อกจาก ห วข อ Cells 2.4 การจ ดร ปแบบข อม ลในแผ นงาน เม อพ มพ ข อม ลเสร จแล วก ทาการตกแต งข องม ลให สวยงาม ม ข นตอนด งน 1. เล อกช วงข อม ลท ต องการ 2. แถบ Ribbon ช อ Home คล กป มเคร องม อบนท ลบาร ใช ตกแต งต วอ กษร การจ ดวางข อความ จ ดร ปแบบต วเลข หร อจ ดร ปแบบข อม ลโดยการใช เมน ม ข นตอนด งน 1. เล อกช วงข อม ลท ต องการ 2. คล กขวาเล อกคาส ง Format Cells Number Alignment Font Border Fill จ ดร ปแบบต วเลข การจ ดวางข อความ ชน ดของต วอ กษร ก าหนดเส นขอบ ก าหนดส พ นและลาย

14 P a g e 11 Protection ป องก นการแก ไขข อม ล 3. ก าหนดรายละเอ ยดเสร จแล วคล กป ม OK 3. การจ ดร ปแบบตามเง อนไข การเพ ม เปล ยน หร อลบการจ ดร ปแบบตามเง อนไข การค นหาเซลล ท ม การจ ดร ปแบบตามเง อนไข 3.1 การจ ดร ปแบบแบบม เง อนไข บางคร งหากต องการก าหนดเง อนไขในการจ ดร ปแบบข อม ล เช น ต วเลขของเง นเด อนพน กงาน ให เป นส เข ยวเฉพาะคนท เง นเด อนไม เก น 40,000 ให ใช เร องของ Conditional Formatting ม ข นตอน ด งน

15 P a g e เล อกช วงข อม ลท ต องการจ ดร ปแบบ จากต วอย างเง อนไขด านบน ใช ช วงข อม ลของ Salary ไม รวมห วข อ (เล อกช วงข อม ลต าแหน ง G2-G115) 2. แถบ Ribbon ช อ Home ห วข อ Styles คล กป ม 3. จะปรากฏคาส งให เล อกใช Highlight เซลล ท ตรงตามเง อนไขท ก าหนด แสดงข อม ลต วเลข 10 อ นด บส งส ดหร อต าส ด แสดงข อม ลเป นกล มเด ยวก นแบบกราฟแท ง แสดงข อม ลเป นกล มเด ยวก นด วยส ต างๆ แสดงข อม ลเป นกล มเด ยวก นด วยส ญล กษณ ไอคอน สร างเง อนไขเอง ลบเง อนไขท ไม ต องการใช งาน จ ดการก บเง อนไขท ก าหนด ในท น เล อกคาส ง New Rule จะ ปรากฎไดอะล อกบ อกซ New Formatting Rule เล อก Format only cells that contain กาหนด เง อนไขเอง จากต วอย างเล อกเป น Cell Value less than or equal to คล กป ม Format เล อกร ปแบบต วอ กษรท ต องการ คล กป ม OK

16 P a g e การเปล ยนเง อนไขหร อร ปแบบท ก าหนด หล งจากก าหนดเง อนไขในการจ ดร ปแบบข อม ลแล ว หากต องการเปล ยนเง อนไขจากเด ม เป นต วเลขของเง นเด อนพน กงานให จ ดร ปแบบโดยเปล ยนส พ นเป นส เหล อง เฉพาะคนท เง นเด อน ต งแต 30,000-50,000 สามารถแก ไขได โดยม ข นตอน ด งน 1. เล อกช วงข อม ลเด มท ทาการจ ดร ปแบบไว 2. แถบ Ribbon ช อ Home ห วข อ Styles คล กป ม 3. เล อกคาส ง Manage Rules คล กป ม Edit Rule OK 4. จะปรากฏไดอะล อกบ อกซ Edit Formatting Rule ให แก ไขรายละเอ ยด เสร จแล วคล กป ม 3.3 การลบร ปแบบข อม ลท ก าหนดเง อนไข ช วงข อม ลท ม การจ ดร ปแบบตามเง อนไขท ต งไว เม อไม ได ใช งานแล ว ค ณสามารถทาการ ยกเล กเง อนไขน นได โดยม ข นตอนด งน 1. เล อกช วงข อม ลเด มท ทาการจ ดร ปแบบไว 2. แถบ Ribbon ช อ Home ห วข อ Styles คล กป ม

17 P a g e เล อกคาส ง Clear Rules ในท น เล อกคาส ง Clear Rules from Selected Cells 3.4 การค นหาเซลล ท ม การจ ดร ปแบบตามเง อนไข 1. แถบ Ribbon ช อ Home ห วข อ Editing คล กป ม 2. เล อกคาส ง Conditional Formatting 3. จะแสดงช วงข อม ลท ม การก าหนดเง อนไขให ท นท 4. การทางานก บกราฟ หล งจากจบบทเร ยนน ค ณจะสามารถใช งานเก ยวก บ :- การสร างกราฟ ชน ดของกราฟ การเปล ยนชน ดของกราฟ การลบกราฟ 4.1 การสร างกราฟ ข อม ลในโปรแกรม Excel ส วนใหญ จะเป นข อม ลเก ยวก บต วเลข หากเรานาต วเลขเหล าน น มาแสดงเป นกราฟจะทาให ข อม ลด ง ายข น ม ข นตอนด งน 1. เล อกช วงข อม ลท ต องการนามาสร างกราฟ ในท น เล อกช วงเซลล A2-B5, D2-D5 2. คล กแท บ Insert เล อกประเภทของกราฟจากห วข อ Chart จากต วอย างเล อกแบบ Column 3. จะปรากฏร ปแบบย อยให คล กเล อกได ท นท

18 P a g e จากน น จะแสดงร ปกราฟท สร างไว พร อมก บแถบ Ribbon ช อ Chart Tools ห วข อ Design ให ก าหนดรายละเอ ยดเพ มเต ม 4.2 การเปล ยนชน ดของกราฟ หล งจากสร างกราฟเสร จแล ว หากต องการเปล ยนแบบกราฟใหม สามารถทาได โดยม ข นตอนด งน 1. เล อกกราฟท ต องการเปล ยนร ปแบบ 2. แถบ Chart Tools Design ห วข อ Type คล กป ม 3. จะปรากฏไดอะล อกบ อกซ Change Chart Type ให คล กเล อกแบบท ต องการ

19 P a g e การลบกราฟ กราฟท ไม ใช แล ว ต องการลบออก ม ข นตอนด งน 1. คล กกราฟท ต องการลบ กดป ม Delete ท ค ย บอร ด 5. การใช งานส ตรและฟ งก ช น 5.1 การใส ส ตรค านวณปกต 1. เล อกเซลล ท ต องการแสดงผลล พธ จากต วอย างน ต าแหน งเซลล อย ท D4 2. พ มพ เคร องหมาย = แล วตามด วยต าแหน งเซลล เช น =D2*D3 เสร จแล วกดป ม Enter 3. ท เซลล D4 จะแสดงผลล พธ และท Formula bar จะแสดงส ตรค านวณท ก าหนดไว Formula bar 5.2 ลาด บความส าค ญของเคร องหมายทางการค านวณ การค านวณในเคร องคอมพ วเตอร ก บการค านวณจากเคร องค ดเลข ผลล พธ ท ได จะต างก น เน องจากการค านวณในเคร องคอมพ วเตอร โปรแกรมจะด ความส าค ญของเคร องหมายทางการ ค านวณด วย จ งเป นส งส าค ญอย างย งท user จะต องทราบในเร องน เพ อไม ให ผลล พธ ท ต องการ ผ ดเพ ยนไปจากปกต เคร องหมายท ใช ( ) ^ *, / +, - ความหมาย วงเล บ ยกกาล ง ค ณ, หาร บวก, ลบ ความส าค ญของเคร องหมายทางการค านวณ จะไล จากบนลงล าง บนส ดจะส าค ญส งส ด และ ล างส ดจะส าค ญต าส ด ในส ตรค านวณส ตรหน ง ถ าเคร องหมายใดส าค ญกว าก จะทาการค านวณ เคร องหมายน นก อนแล วไล ตามลาด บไปเร อยๆ

20 P a g e การค านวณหาผลรวม หากต องการหาผลรวมของต วเลขหลายๆ ต าแหน ง เราสามารถใช ฟ งก ช นของการหา ผลรวมเข ามาช วย ม ข นตอนด งน 1. เล อกเซลล ท ต องการแสดงผลล พธ จากต วอย างน ต าแหน งเซลล อย ท H4 2. ท แท บ Home คล กป ม Sum บนท ลบาร 3. จะปรากฏส ตรค านวณ =SUM(B4:G4) ให ด ช วงข อม ลต วเลขท จะค านวณว าถ กต องหร อไม ส งเกตจากเส นประว งรอบๆ ข อม ล ถ าถ กต องแล วกดป ม Enter ถ าไม ถ กต อง drag คล มช วงข อม ล ใหม แล ว กดป ม Enter 5.4 การสร างส ตรด วยฟ งก ช นท ใช งานบ อย โปรแกรม Excel จะทาการแบ งช ดของส ตรค านวณตามประเภทการใช งาน หากต องการ ใช ส ตรค านวณประเภทใด คล กเล อกป มน นได เลย หร อคล กป ม Insert Function ก ได ส ตรค านวณท นามายกต วอย างจะเป นส ตรท ใช งานบ อยๆ ม ข นตอนด งน 1. เล อกเซลล ท ต องการแสดงผลล พธ จากต วอย างน ต าแหน งเซลล อย ท C13 2. ท แท บ Formula จะแสดงประเภทของส ตรค านวณให เล อกใช ในท น คล กป มล กศรลง ของ AutoSum 3. จะปรากฏส ตรค านวณท ใช งานบ อยๆ ให เล อก Average ส ตรการหาค าเฉล ย Count Numbers ส ตรการน บจานวนข อม ล Max ส ตรการหาค าส งส ด Min ส ตรการหาค าต าส ด More Functions ส ตรอ นๆ 4. ในท น เล อกค าส งส ด คล กท ฟ งก ช น Max drag คล มช วงข อม ลต วเลขท ต องการ เสร จแล วกดป ม Enter

21 P a g e การสร างส ตรอย างง ายพร อมค าคงท ในส ตรค านวณบางคร งต องการอ างอ งค าต าแหน งเซลล เด ยว เวลา copy ส ตร ไม ต องการให เปล ยนแปลง เร ยกว า การอ างอ งแบบ Absolute ในต วอย างน ต องการค านวณหาผลต างระหว าง ค าใช จ าย (B3) ก บค าเฉล ย (C16) ม ข นตอนด งน 1. เล อกเซลล ท ต องการแสดงผลล พธ จากต วอย างน ต าแหน งเซลล อย ท C3 2. ใส ส ตรค านวณ =B3-$C$16 เสร จแล วกดป ม Enter 3. ทาการ copy ส ตรค านวณลงมา จะเห นว าต าแหน ง C16 จะเป นค าคงท ตลอด ไม ม การ เปล ยนแปลง 5.6 ข อผ ดพลาดท วไปเม อสร างส ตร #VALUE! #NAME? หมายถ ง ในส ตรค านวณปกต ม การอ างอ งต าแหน งเซลล ท เป นต วอ กษร หมายถ ง ช อฟ งก ช นท ใช พ มพ ผ ด 6. การเร ยงลาด บข อม ล 6.1 ลาด บการจ ดเร ยงเร มต น หากเรานาข อม ลปร มาณมาก หร อข อม ลท อย ในร ปแบบของฐานข อม ลมาสร างในโปรแกรม Excel ส วนใหญ หล งจากสร างงานเร ยบร อยแล ว ส งท จะทาต อไป ค อ การจ ดเร ยงข อม ล โดยม ข นตอนด งน 1. คล กต าแหน งเซลล ในห วข อท ต องการจ ดเร ยง 2. ท แท บ Data ห วข อ Sort & Filter คล กป มบนท ลบาร เพ อเล อกเกณฑ การจ ดเร ยง Sort Smallest to Largest จ ดเร ยงจากน อยไปมาก (A Z) Sort Largest to Smallest จ ดเร ยงจากมากไปน อย (Z A) 6.2 การเร ยงลาด บข อม ลในช วงหร อตาราง 1. ต าแหน งเซลล อย ในงาน Database 2. คล กป ม เพ อเป ดไดอะล อกบ อกซ Sort ก าหนดรายละเอ ยดเพ มเต ม 3. ท ช องSort by เล อกห วข อหล กในการจ ดเร ยง ท ช อง Order เล อกเกณฑ การจ ดเร ยง 4. คล กป ม เพ อเพ มห วข อรอง, ห วข อท 3, 4, 5 ในการจ ดเร ยง เสร จแล ว

22 P a g e 1 9 คล กป ม OK 7. การตรวจสอบความถ กต องของข อม ล หล งจากจบบทเร ยนน ค ณจะสามารถใช งานเก ยวก บ :- การสร างรายการแบบรายการจากช วงของเซลล ** การป องก นการป อนข อม ลท ไม ถ กต องในแผ นงาน 7.1 การสร างรายการแบบรายการจากช วงของเซลล 1. คล กป ม Start บนแถบ Task bar 2. เล อก All Programs Microsoft Office เล อก Microsoft Office Word 2007 จะเป ดให ใช งานได ท นท 7.2 การป องก น การป อนข อม ลท ไม ถ กต องในแผ นงาน เพ อให การกรอกข อม ลม ความถ กต องมากย งข น เราควรจะก าหนด กฏ หร อข อบ งค บในการ ป อนข อม ล โดยม ข นตอน ด งน 1. เล อกช วงข อม ลท ต องการพ มพ 2. ท แท บ Data ห วข อ Data Tools คล กป ม 3. จะปรากฏไดอะล อกบ อกซ Data Validation ท ห วข อ Settings

23 P a g e ให กาหนดเง อนไข ในท น กาหนดว า ข อม ลต วเลขท ป อนจะต องอย ในช วงต งแต เท าน น เล อกว าข อม ลท ป อนเป นชน ดไหน เล อกเคร องหมายในการเปร ยบเท ยบ ก าหนดช วงต วเลขเร มต น ก าหนดช วงต วเลขส ดท าย 5. คล กห วข อ Input Message ระบ ข อความท ต องการแสดงเม อต าแหน งเซลล อย ในช วง น น เป นการบอกให user ร ว าให ทาอะไร 6. คล กห วข อ Error Alert เพ อก าหนดว า ถ า user ป อนข อม ลไม ตรงตามกฎข อบ งค บ ให แสดง Message และไอคอนเต อนด วย เสร จแล วคล กป ม OK

24 P a g e การกรองข อม ล หล งจากจบบทเร ยนน ค ณจะสามารถใช งานเก ยวก บ :- การกรองข อม ลในช วงหร อตาราง การยกเล กข อม ลท ทาการกรองไว การกรองค าท ไม ซ าก นหร อการเอาค าท ซ าก นออก การกรองโดยใช เง อนไขข นส ง 8.1 การกรองข อม ลในช วงหร อตาราง การทาทางานก บข อม ลปร มาณมาก หร อฐานข อม ล นอกจากการจ ดเร ยงแล ว ก จะเป นเร อง การค นหาข อม ลหร อการกรองข อม ลน นเอง โยดม ข นตอนด งน 1. ต าแหน งเซลล อย ในงาน Database 2. ท แท บ Data ห วข อ Sort & Filter คล กป ม จะปรากฏล กศรลงท กห วข อ 3. คล กป มล กศรลงของห วข อท จะค นหา เล อกข อม ลท ต องการ ในท น คล กห วข อ Department เล อก Engineering เสร จแล วคล กป ม OK

25 P a g e 22 ส งเกตแถบ Status bar ด านล าง จะแสดงจานวน record ท ค นหาได 8.2 การยกเล กข อม ลท ท าการกรอง (Filter) ไว 1. ต าแหน งเซลล อย ในงาน Database 2. ท แท บ Data ห วข อ Sort & Filter คล กป ม บนท ลบาร 8.3 การกรองค าท ไม ซ าก นหร อการเอาค าท ซ าก นออก ในการทางานก บข อม ลปร มาณมาก หร อใน Database เม อทาการป อนข อม ลจานวนมากๆ อาจม บาง record ท พ มพ ซ าก น โดยเราสามารถเอาค าท ซ าก นออกได ม ข นตอนด งน 1. ต าแหน งเซลล อย ในงาน database 2. ท แท บ Data คล กป ม Remove Duplicates จะปรากฏไดอะล อกบ อกซ Remove Duplicates 3. คล กเล อกห วข อฟ ลด ท ให ตรวจสอบข อม ลซ า ในท น เล อกฟ ลด Emp ID เสร จแล วคล ก ป ม OK 4. จะปรากฏไดอะล อกบ อกซ แสดงจ านวน record ท ซ าก น คล กป ม OK

26 P a g e การกรองโดยใช เง อนไขข นส ง การกรองข อม ลท กล าวมาแล วเป นการกรองข อม ลแบบง ายๆ แต ม การกรองข อม ลอ กแบบ หน งเป นการกรองข อม ลท ซ บซ อนข น โดยสามารถเล อกแสดงผลในต าแหน งอ นได ม ข นตอนด งน 1. ทาการค ดลอกข อม ลและห วข อท ใช เป นเง อนไขในการค นหา จากต วอย างน ห วข อค อ Department และข อม ลค อ Admin. copy ไปวางไว ท ต าแหน งเซลล K1-K2 2. ต าแหน งเซลล อย ในงาน database 3. ท แท บ Data ห วข อ Sort & Filter เล อกป ม จะปรากฏไดอะล อกบ อกซ Advanced Filter ให ก าหนดรายละเอ ยด แสดงผลล พธ ท ได ในงาน database น นเลย ค ดลอกผลล พธ ท ได ไปวางไว ในช วงข อม ลท เล อก ช วงข อม ลของงาน database ท งหมดท ใช ในการกรอง เล อกต าแหน งเซลล ท ใช เป นเง อนไข ค อ K1-K2 เล อกช วงข อม ลท ต องการนาผลล พธ ไปแสดง แสดงเฉพาะข อม ลท ไม ซ าก น 4. หล งจากเล อกรายละเอ ยดต างๆ เสร จแล ว คล กป ม OK 5. จะปรากฏผลล พธ ด งร ป และแสดงสร ปท แถบ Status bar ด านล าง ว าม คนท อย ในแผนก Admin. 14 คน ในจานวนพน กงานท งหมด 114 คน

27 P a g e การใช งาน Slicer, PivotTable, PivotChart 9.1 การกรองข อม ลในช วงหร อตาราง เม อเราทางานก บข อม ลปร มาณมาก หร อฐานข อม ล นอกจากการจ ดเร ยงแล ว ก จะ เป นเร องของการก าหนดการแสดงผล ข อม ลหร อการกรองข อม ลน นเอง ม ข นตอนด งน 1. ต าแหน งเซลล อย ในงาน Database 2. ท แท บ Insert ห วข อ Pivot table คล กป ม จะปรากฏการเล อกช วงของข อม ล 3. คล กเล อกช วงของข อม ลท จะทาการกาหนด Pivot เสร จแล วคล กป ม OK 4. จะปรากฏข อม ลให เล อกด งร ปกรอบส เหล ยมส แดง เพ อก าหนดการแสดงผล

28 P a g e จากร ปด านบนจะเห นว าจากการใช ท งค าส ง Pivot Table และ Pivot Chart จะสามารถ แสดงผล หร อสร ป ข อม ลท ต องการได ง าย แต เน องด วยค ณสมบ ต ใหม ท ม ใน Excel 2010 น นได ม เคร องม อใหม เข ามา ค อการก าหนดการใช Slicer 6. หล งจากท ทาการก าหนด Pivot ต างๆๆแล วเราย งสามารถหาค าการแสดงผลด วย Slicer ได ด วย ค อการเล อกช วง หร อข อม ลท Highlight จะสามารถสร ปข อม ลโดยด งข อม ลจาก Pivot ต างๆ ท ก าหนดมาแสดงผลอย างรวดเร ว ด งร ป

29 P a g e การใช Slicer ให ไปท Insert และเล อก Slicer จะปรากฏฟ ลด ให เล อกค าการแสดงผล 8. จากร ปเราสามารถเล อกการแสดงผลง ายๆ โดยการคล กท ข อม ลของแถบส Slicer ท เรา ก าหนดข น โดยแถบส เข มจะเป นการแสดงข อม ลของข อม ลท เราเล อก จากร ปเป นการเล อก a. Copier b. Admin, Engineer

30 P a g e การปร บแต งแผนภ ม แบบ Spark lines Spark lines เป นการสร าง Mini Chart หร อแผนภ ม ขนาดเล กในเซลท ต องการ ในล กษณะ ของแนวโน มท คาดว าจะเก ดข นก บข อม ลบางช ด โดยม ข นตอน ด งน 1. คล กเล อก แท บ Insert 2. เล อกร ปแบบแผนภ ม ท ต องการท กล มคาส ง Spark lines 3. เล อกกล มข อม ลท จะสร างแผนภ ม ท ช อง Data Range 4. เล อกต าแหน งเซลท ต องการวางแผนภ ม ท ช อง Location Range 5. คล กป ม OK หากต องการปร บแต งร ปแบบแผนภ ม Spark lines สามารถทาได โดย 1. คล กท แผนภ ม ท ต องการปร บแต ง 2. ปร บแต งร ปแบบแผนภ ม โดยใช เคร องม อต างๆ ได ท แท บ Design

31 P a g e การปร บแนวโน มของแผนภ ม เส นแนวโน ม (Trend Line) ในแผนภ ม เป นเส นท แสดงท ศทางของข อม ลท ม การเคล อนท ไป ในแนวทางใดทางหน ง ตามแนวโน มน นๆ จ งทาให ทราบถ งแนวโน มของข อม ลในอนาคต โดยเรา สามารถนาเส นแนวโน มไปใช ร วมก บ เคร องม อว เคราะห ทางเทคน คต วอ นๆ ได โดยการสร าง เส นแนวโน ม สามารถทาได โดย 1. คล กเล อกแผนภ ม ท ได สร างไว 2. เล อกแท บ Layout 3. เล อกคาส ง Trend line 4. แล วเล อกร ปแบบ Trend line ท ต องการ 5. ก าหนดค าเร มต นของข อม ล 6. คล กป ม OK

32 P a g e 29